DoXite - Fragen und Antworten

Was genau muss man sich unter der Lösung "DoXite für SAP®" vorstellen?

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DoXite für SAP® ist als umfassende Lösung für alle Erfordernisse des Dokumenten-Designs und der Dokumenten-Ausgabe innerhalb einer Organisation gedacht, ungeachtet der Datenquelle und der Lieferanforderungen. Es bietet Funktionen für das automatische Verteilen und Sortieren von SAP®-Dokumenten über verschiedene Ausgabekanäle (Druck, Archiv, E-Mail, Fax, Datei) anhand von Verteilerlisten.

Wie können Unternehmen mit Hilfe von DoXite für SAP® Kosten sparen?

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DoXite für SAP® reduziert die CPU-Belastung auf den SAP®-Servern drastisch. Auch hochkomplexe Dokumente lassen sich schnell entwerfen, da diese über eine klar strukturierte grafische Benutzerschnittstelle erstellt werden. Einbeziehung von Bedingungen, Anforderungen an die Sortierung oder die Wahl der Ausgabekanäle werden hierüber definiert. DoXite für SAP® ist so einfach bedienbar, dass auch Mitarbeiter in der jeweiligen Fachabteilung Layouts im Rahmen des definierten Corporate Designs ändern können. Komplexe Workflows können grafisch definiert werden. Selbstverständlich beinhaltet dies auch die Integration digitaler Signaturen. Das Bausteinprinzip ermöglicht zudem höchst flexible Layouts. Dokumente lassen sich dynamisch erstellen. Dies spart Papier und somit auch Portokosten.

DoXite für SAP® ist also eine Art gut durchdachter Baukasten?

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Ja genau, DoXite für SAP® funktioniert quasi nach einem intelligenten Baukastenprinzip für dynamische Dokumenten-Layouts. Es bietet einen einzigartigen Ansatz, um die komplexe Logik und das Design von Elementen, die in Geschäftsdokumenten verwendet werden, voneinander zu trennen. Elemente wie z. B. eine Fußzeile werden als kleine, unabhängige Bausteine entworfen und formatiert, die in mehreren Dokumentworkflows wiederverwendet werden können. Dieser Ansatz hat folgende Vorteile:

  • Einfache Wartung der Bausteine – kein Wirrwarr
  • Einfache Änderungen am Corporate Design innerhalb von Minuten
  • Steuerung des Zugriffs auf Bausteine über eine Sicherheitsschnittstelle, so dass unternehmensspezifische Inhalte direkt durch nicht-technisches Personal gehandhabt werden können
  • Separate Handhabung komplexer Drucklogik-Bedingungen – in Dokumentenlayout-Projekten

Ein übersichtlicher und geregelter Zugang erlaubt die bequeme und risikoarme Wartung des Designs von Geschäftsdokumenten.

Wie funktionieren dynamische Dokumentenlayouts und welche Vorteile bieten sie?

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Viele Geschäftsdokumente beruhen noch heute auf einem statischen Layout von Daten, wie z. B. eine feste Kopf- und Fußzeile sowie eine starre Anordnung der Daten im Dokumentkörper. Vorteile eines dynamischen Layouts hingegen sind nicht nur besser aussehende und übersichtlichere Dokumente und eine bessere Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, sondern auch Einsparungen hinsichtlich Papier- und Portokosten.
Die Herausforderung besteht also darin, diese dynamischen Layouts ohne Programmieraufwand zu erstellen. DoXite bewältigt dies mit seinem grafischen Designwerkzeug unter Anwendung des »Shrink-to-fit«-Konzepts auf praktisch jeden Teil des Dokumentlayouts. Der dynamische Ansatz bedeutet, dass der Benutzer nicht lange darüber nachdenken muss, wie er am besten ein Dokument entwirft, das viele verschiedene Ausgabeoptionen ermöglicht. Denn DoXite sorgt automatisch für die Optimierung des Layouts.

Das heisst also, DoXite für SAP® ist in der Lage, schnell und elegant SAP®-Dokumente kundenspezifisch aufzubereiten und auch zu personalisieren?

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Exakt, mit DoXite produzierte Dokumente spiegeln das eigene Erscheinungsbild eines Unternehmens wider; gleichzeitig können viele Forderungen nach Personalisierung und Kundenorientierung realisiert werden – eben keine Dokumente "von der Stange".

Stichwort personalisierte Kommunikation: Immer größere Bedeutung gewinnt die Orientierung von Aufbau und Inhalt der Dokumente an den jeweiligen Empfängern. Ganz im Sinne personalisierter Kommunikation können, abhängig von Merkmalen in den Daten, ganz bestimmte Bilddateien oder spezielle Angebote in das Endkunden-Dokument eingebunden werden. DoXite kann zusätzlich externe Programme aufrufen, um dadurch weitere, im Eingabedatenstrom noch nicht enthaltene Daten zu beschaffen und ins Dokument zu integrieren, wie etwa Informationen aus Datenbanken, automatisch ablaufende Internetrecherchen usw.

Ist es auch möglich, bereits fertigen SAP®-Dokumenten externe Dokumente oder Grafiken hinzuzufügen?

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Ja, denn das ist oft gewünscht. So kann z. B. die Abbildung der für einen Verlagskunden veröffentlichten Anzeige in der Ausgangsrechnung des Kunden erscheinen.

Ist mit DoXite für SAP® auch eine Sortierung für Porto-Optimierung und DV-Freimachung realisierbar?

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Es ist oft erforderlich, die ausgegebenen Dokumente zu sortieren, um z. B. Portokosten zu optimieren und zu verringern. Meist wird nach Postleitzahl sortiert, evtl. auch in Verbindung mit dem Straßennamen in der Adresse. Solche Sortierkriterien sind leicht zu definieren: Über die DoXite-Prozesssteuerung kann nach Sortierung und Formatierung eine DV-Freimachungs-Software kontrolliert innerhalb von DoXite ausgeführt werden.

Kann DoXite für SAP® als Kommunikationsplattform für Daten aus verschiedenen SAP®-Quellen eingesetzt werden?

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Ganz klar: ja. Und zwar funktioniert das wie folgt:

  • Transformation in unterschiedlichste Dateiformate
    Der GDI-Ausgabetreiber ermöglicht die Verwendung aller Ausgabegeräte, für die ein Windows-Treiber existiert. DoXite dient als Kommunikationsplattform für die Daten aus verschiedenen Quellen – und hier speziell für alle Datenformate aus SAP®-ERP oder SAP NetWeaver®.
  • SAP®-Druckjobs als E-Mail-Anhang versenden
    DoXite gliedert die Daten eines SAP®-Druckjobs in einzelne Dokumente. Statt sie zu drucken oder auch zusätzlich zum Druck kann DoXite die Dokumente direkt als E-Mails versenden.
  • Etiketten und Barcodes 
    Für Etiketten und andere Dokumente benötigte Barcodes werden von DoXite direkt produziert – auch z. B. in zu archivierenden PDF-Dokumenten. Weder Barcode-Fonts noch andere spezielle Voraussetzungen für Barcodes sind in den Ausgabegeräten erforderlich. Die Barcodes werden mit dem Designwerkzeug konfiguriert, bei der Erstellung automatisch geprüft und können auf dem Bildschirm wie in der Druckausgabe getestet werden.
  • Einfaches Umwandeln von SAP®-PDF-Dokumenten ins PDF/A-Format 
    Für die Archivierung von PDF-Dokumenten gibt es bereits seit 2005 die ISO-Norm 19005. In dieser PDF/A-Norm wird eine speziell für die Anforderungen der Langzeitarchivierung definierte Variante von PDF beschrieben. Die mit SAP®-Bordmitteln erzeugten PDF-Dokumente entsprechen nicht dieser Norm. DoXite ermöglicht auch das Produzieren PDF/A-konformer Dokumente.
  • Rechnungsversand mit elektronischer Signatur
    Für den den Versand einer Rechnung im PDF-Format via E-Mail ist eine elektronische Signatur der zu versendenden Dokumente gesetzlich vorgeschrieben. Mit DoXite können PDF-Dokumente vor dem Versand über SAPconnect elektronisch signiert werden und synchron dazu kann das identische Dokument mit Signatur nach erfolgreichem Versand archiviert werden. Auch die Signatur anderer Dokumenttypen für eine revisionssichere Archivierung ist darüber möglich.
Können Sie an dieser Stelle einen Gesamtüberblick der wirtschaftlichen Vorteile von DoXite für SAP® geben?

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Natürlich gern, und zwar:

  • Verbesserte Performance in der SAP®-Dokumenten-Entwicklung und –Produktion
    Mit DoXite für SAP®SAP® ist es möglich, mit einem einzigen Werkzeug SAP®-Dokumente zu entwickeln und zu erzeugen. Es ist nicht mehr notwendig, unterschiedliche Bordmittel zu verwenden. Die vielen verschiedenen SAP®-Scripte oder maßgeschneiderten Smart-Forms, die vielfach nur von SAP®-Entwicklern und bei jedem Release-Wechsel umständlich geändert werden müssen, gehören der Vergangenheit an. Mit DoXite sind Sie in der Lage, Änderungen mit einem geringen Zeitaufwand und somit geringen Kosten durchzuführen und zu testen.
  • Sie können mit DoXite für den Massendruck geeignete Formulare erstellen. Aufgrund der ca. 30% schnelleren Performance belastet DoXite das SAP®-System auch bei der Erzeugung von Massendruckausgaben nur wenig. Sie vermeiden somit einen stundenlangen Stillstand. DoXite ist sehr gut in SAP integrierbar. Auch die SAP®-GUI-Druckvorschau wird unterstützt, sodass die Anwender nicht merken, dass die Aufbereitung der Dokumente außerhalb des SAP®-Systems stattfand.
  • Viele Vorteile
    DoXite ist ein zentrales Dokumentformatierungssystem für unternehmensweit eingesetzte Applikationen. Anwender erhalten ein einziges Werkzeug für den Druck, die Archivierung oder für die Erzeugung des Druckoutputs als E-Mail oder Fax.
  • Für den internationalen Einsatz
    Durch die Verwendung von DoXite werden bestehende Anwendungen international nutzbar. DoXite verfügt über eine integrierte internationale Barcode-Bibliothek und kann problemlos durch die Kombination von Unicode und TrueType Fonts jede Art von Zeichensätzen abbilden (z. B. chinesisch).
  • Das Bausteinkonzept für die einzelnen Dokumentelemente führt zu einer massiven Verringerung der Wartungs- und langfristigen Pflegekosten. Es ermöglicht gleichzeitig auf einfachste Art die Wahrung und laufende Aktualisierung des Corporate Designs. Höchst flexible Dokumenten-Layouts optimieren Dokumente kundengerecht und tragen somit zu einer besseren und klaren Geschäftskommunikation bei.