DoXite für SAP®-Systeme stellt eine umfassende Lösung dar, die alle Anforderungen an das Dokumentendesign und die Dokumentenausgabe innerhalb einer Organisation abdeckt, ungeachtet der jeweiligen Datenquelle und der spezifischen Lieferanforderungen.
Die meisten Softwareanwendungen bieten diesbezüglich nur begrenzte Möglichkeiten. Die grafischen Kapazitäten eines Dokumentlayoutwerkzeugs enden häufig bereits beim reinen Design des Dokuments. Die anschließende Konfiguration kann danach nicht oder nur unzureichend grafisch erfolgen, oft muss man hierfür Konfigurationsdateien manuell anpassen. Ein derart eingeschränktes System ist folglich schwierig zu handhaben und verursacht hohe Kosten.
Insbesondere große und komplexe Unternehmen benötigen darüber hinaus die Fähigkeit, die Ausgabe ihrer Geschäftsdokumente in logisch getrennte, überschaubare Einheiten aufzugliedern. Diese Segmentierung ist essenziell, um sowohl lokale als auch globale Flexibilität in der Dokumentenverarbeitung zu gewährleisten.
Leistungsstarke Kompatibilität für SAP®-Systeme
Externe Formatierungsprogramme, die mit SAP®-Systemen eingesetzt werden sollen, müssen die folgenden drei offiziellen Schnittstellen unterstützen, die auch von DoXite vollständig abgedeckt werden:
- BC-RDI (Raw Data Interface) – Diese Schnittstelle wird üblicherweise bei sehr großen Druck-Volumina verwendet, beispielsweise bei Versorgungsbetrieben oder in der Telekommunikation.
- BC-XSF (XML für Smartforms) – Sie dient der Erweiterung der Smartforms-Funktionen durch ein externes Tool für die Dokumentenformatierung.
- BC-XFP (XML für PDF) – Diese ermöglicht die Anbindung des Adobe LiveCycle Designers an ein externes Formatierungstool.
Die ideale Ergänzung zu SAP®-Tools
Verwaltung des Dokumentenversands
Die Verteilung erfolgt automatisiert über diverse Ausgabekanäle wie Druck, Archiv, E-Mail, Fax oder Datei und richtet sich nach den hinterlegten Verteilerlisten.
Steuerung von Kuvertierung und Poststraße
DoXite bietet umfassende Funktionen zur Kontrolle des Kuvertierungsprozesses und der Poststraße. Es bereitet alle Dokumentenausgaben gezielt für die Porto-Optimierung vor, indem es beispielsweise die Sammlung verschiedener Dokumententypen für ein Kuvert ermöglicht.
Erweiterte Druckfunktionen
Wichtige Funktionen, wie beispielsweise die Schachtsteuerung oder das Zusteuern von Beilagen und Vordrucken je nach Dokument, stehen bei der Druckausgabe zur Verfügung.
Einfache Barcode-Generierung
Unsere Lösung kann Barcodes für alle Ausgabegeräte, einschließlich des Archivs, erzeugen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass spezielle Barcode-Fonts oder ähnliche Komponenten auf dem Ausgabegerät installiert sind.
Weiterverarbeitung vorhandener SAP®-Dokumente
DoXite übernimmt die Bearbeitung dieser Dokumente und veredelt sie.
Einbindung externer Daten und Inhalte
Die SAP®-Ausgaben werden durch Third-Party-Ressourcen ergänzt. So werden durch das datengesteuerte Einblenden von Grafikdaten oder das dynamische Einfügen von Abbildungen im Verlagswesen (z. B. eine Anzeigenabrechnung mit eingeblendeter Anzeige) Dokumente wirkungsvoller personalisiert.
Nutzen
Steigerung der System-Performance
Die SAP®-Server werden entlastet, um die Performance zu steigern. Dokumenten-Layouts lassen sich schneller erstellen und wesentlich einfacher pflegen.
Ein Werkzeug für alle Dokumentenquellen
Es ist nur ein einziges Werkzeug für die Erstellung aller Dokumente erforderlich. Dies gilt unabhängig von der Datenquelle, sei es SAPscript, Smartforms, RDI, XSF oder XFP.
Einsparung von Kosten
Durch die Nutzung eines einheitlichen Werkzeugs lassen sich Kosten reduzieren. Dynamische Formulare helfen zudem, Papier- und Portokosten zu senken.
Einsatz erweiterter Funktionen
Anwender können zusätzliche Funktionen wie Bundling, Splitting, Sortieren oder Barcodes nutzen.
Weiteres Informationsmaterial
Erkunden Sie Datenblätter und zugehörige Produkte für SAP®-Systeme.
DoXite für SAP®-Systeme
Eine Lösung für alle Anforderungen an das Dokumentendesign und die Dokumentenausgabe innerhalb einer Organisation
DoXite
Intelligente Dokumentengestaltung
LaserSoft*
*auch LibertySoft im nicht-deutschsprachigen Raum genannt
Optimale Dokumente und Kommunikation
LaserSoft* für SAP®-Systeme
*auch LibertySoft im nicht-deutschsprachigen Raum genannt
Für die Nachbereitung von SAP®-Ausgabedokumenten
myMCF
Erweiterte Nachrichtensteuerung für SAP®-Systeme
mySPAD
Output Device Administrator für SAP®-Systeme
Fragen und Antworten
Was genau muss man sich unter der Lösung "DoXite für SAP®-Systeme" vorstellen?
DoXite für SAP®-Systeme ist als umfassende Lösung für alle Erfordernisse des Dokumenten-Designs und der Dokumenten-Ausgabe innerhalb einer Organisation gedacht, ungeachtet der Datenquelle und der Lieferanforderungen. Es bietet Funktionen für das automatische Verteilen und Sortieren von SAP®-Dokumenten über verschiedene Ausgabekanäle (Druck, Archiv, E-Mail, Fax, Datei) anhand von Verteilerlisten.
Wie können Unternehmen mit Hilfe von DoXite für SAP®-Systeme Kosten sparen?
DoXite für SAP®-Systeme reduziert die CPU-Belastung auf den SAP®-Servern drastisch. Auch hochkomplexe Dokumente lassen sich schnell entwerfen, da diese über eine klar strukturierte grafische Benutzerschnittstelle erstellt werden. Einbeziehung von Bedingungen, Anforderungen an die Sortierung oder die Wahl der Ausgabekanäle werden hierüber definiert. DoXite für SAP® ist so einfach bedienbar, dass auch Mitarbeiter in der jeweiligen Fachabteilung Layouts im Rahmen des definierten Corporate Designs ändern können. Komplexe Workflows können grafisch definiert werden. Selbstverständlich beinhaltet dies auch die Integration digitaler Signaturen. Das Bausteinprinzip ermöglicht zudem höchst flexible Layouts. Dokumente lassen sich dynamisch erstellen. Dies spart Papier und somit auch Portokosten.
Ist also DoXite für SAP®-Systeme eine Art gut durchdachter Baukasten?
Ja genau, DoXite für SAP®-Systeme funktioniert quasi nach einem intelligenten Baukastenprinzip für dynamische Dokumenten-Layouts. Es bietet einen einzigartigen Ansatz, um die komplexe Logik und das Design von Elementen, die in Geschäftsdokumenten verwendet werden, voneinander zu trennen. Elemente wie z. B. eine Fußzeile werden als kleine, unabhängige Bausteine entworfen und formatiert, die in mehreren Dokumentworkflows wiederverwendet werden können. Dieser Ansatz hat folgende Vorteile:
- Einfache Wartung der Bausteine – kein Durcheinander
- Einfache Änderungen am Corporate Design innerhalb von Minuten
- Steuerung des Zugriffs auf Bausteine über eine Sicherheitsschnittstelle, so dass unternehmensspezifische Inhalte direkt durch nicht-technisches Personal gehandhabt werden können
- Separate Handhabung komplexer Drucklogik-Bedingungen – in Dokumentenlayout-Projekten
Ein übersichtlicher und geregelter Zugang erlaubt die bequeme und risikoarme Wartung des Designs von Geschäftsdokumenten.
Das heisst also, DoXite für SAP®-Systeme ist in der Lage, schnell und elegant SAP®-Dokumente kundenspezifisch aufzubereiten und auch zu personalisieren?
Exakt, mit DoXite produzierte Dokumente spiegeln das eigene Erscheinungsbild eines Unternehmens wider; gleichzeitig können viele Forderungen nach Personalisierung und Kundenorientierung realisiert werden – eben keine Dokumente "von der Stange".
Stichwort personalisierte Kommunikation: Immer größere Bedeutung gewinnt die Orientierung von Aufbau und Inhalt der Dokumente an den jeweiligen Empfängern. Ganz im Sinne personalisierter Kommunikation können, abhängig von Merkmalen in den Daten, ganz bestimmte Bilddateien oder spezielle Angebote in das Endkunden-Dokument eingebunden werden. DoXite kann zusätzlich externe Programme aufrufen, um dadurch weitere, im Eingabedatenstrom noch nicht enthaltene Daten zu beschaffen und ins Dokument zu integrieren, wie etwa Informationen aus Datenbanken, automatisch ablaufende Internetrecherchen usw.
Ist es auch möglich, bereits fertigen SAP®-Dokumenten externe Dokumente oder Grafiken hinzuzufügen?
Ja, denn das ist oft gewünscht. So kann z. B. die Abbildung der für einen Verlagskunden veröffentlichten Anzeige in der Ausgangsrechnung des Kunden erscheinen.
Ist mit DoXite für SAP®-Systeme auch eine Sortierung für Porto-Optimierung und DV-Freimachung realisierbar?
Es ist oft erforderlich, die ausgegebenen Dokumente zu sortieren, um z. B. Portokosten zu optimieren und zu verringern. Meist wird nach Postleitzahl sortiert, evtl. auch in Verbindung mit dem Straßennamen in der Adresse. Solche Sortierkriterien sind leicht zu definieren: Über die DoXite-Prozesssteuerung kann nach Sortierung und Formatierung eine DV-Freimachungs-Software kontrolliert innerhalb von DoXite ausgeführt werden.
Kann DoXite für SAP®-Systeme als Kommunikationsplattform für Daten aus verschiedenen SAP®-Quellen eingesetzt werden?
Ganz klar: ja. Und zwar funktioniert das wie folgt:
Transformation in unterschiedlichste Dateiformate
Der GDI-Ausgabetreiber ermöglicht die Verwendung aller Ausgabegeräte, für die ein Windows-Treiber existiert. DoXite dient als Kommunikationsplattform für die Daten aus verschiedenen Quellen – und hier speziell für alle Datenformate aus SAP®-ERP oder SAP NetWeaver®.
SAP®-Druckjobs als E-Mail-Anhang versenden
DoXite gliedert die Daten eines SAP®-Druckjobs in einzelne Dokumente. Statt sie zu drucken oder auch zusätzlich zum Druck kann DoXite die Dokumente direkt als E-Mails versenden.
Etiketten und Barcodes
Für Etiketten und andere Dokumente benötigte Barcodes werden von DoXite direkt produziert – auch z. B. in zu archivierenden PDF-Dokumenten. Weder Barcode-Fonts noch andere spezielle Voraussetzungen für Barcodes sind in den Ausgabegeräten erforderlich. Die Barcodes werden mit dem Designwerkzeug konfiguriert, bei der Erstellung automatisch geprüft und können auf dem Bildschirm wie in der Druckausgabe getestet werden.Einfaches Umwandeln von SAP®-PDF-Dokumenten ins PDF/A-Format
Für die Archivierung von PDF-Dokumenten gibt es bereits seit 2005 die ISO-Norm 19005. In dieser PDF/A-Norm wird eine speziell für die Anforderungen der Langzeitarchivierung definierte Variante von PDF beschrieben. Die mit SAP-Bordmitteln erzeugten PDF-Dokumente entsprechen nicht dieser Norm. DoXite ermöglicht auch das Produzieren PDF/A-konformer Dokumente.
Rechnungsversand mit elektronischer Signatur
Für den den Versand einer Rechnung im PDF-Format via E-Mail ist eine elektronische Signatur der zu versendenden Dokumente gesetzlich vorgeschrieben. Mit DoXite können PDF-Dokumente vor dem Versand über SAPconnect elektronisch signiert werden und synchron dazu kann das identische Dokument mit Signatur nach erfolgreichem Versand archiviert werden. Auch die Signatur anderer Dokumenttypen für eine revisionssichere Archivierung ist darüber möglich.
Welche sind die wirtschaftlichen Vorteile von DoXite für SAP®-Systeme?
Verbesserte Performance in der SAP®-Dokumenten-Entwicklung und –Produktion
Mit DoXite für SAP®-Systeme ist es möglich, mit einem einzigen Werkzeug SAP®-Dokumente zu entwickeln und zu erzeugen. Es ist nicht mehr notwendig, unterschiedliche Bordmittel zu verwenden. Die vielen verschiedenen SAP®-Scripte oder maßgeschneiderten Smartforms, die vielfach nur von SAP®-Entwicklern und bei jedem Release-Wechsel umständlich geändert werden müssen, gehören der Vergangenheit an. Mit DoXite sind Sie in der Lage, Änderungen mit einem geringen Zeitaufwand und somit geringen Kosten durchzuführen und zu testen.
Sie können mit DoXite für den Massendruck geeignete Formulare erstellen. Aufgrund der ca. 30% schnelleren Performance belastet DoXite das SAP®-System auch bei der Erzeugung von Massendruckausgaben nur wenig. Sie vermeiden somit einen stundenlangen Stillstand. DoXite ist sehr gut in die SAP®-Umgebung integrierbar. Auch die SAP-GUI-Druckvorschau wird unterstützt, sodass die Anwender nicht merken, dass die Aufbereitung der Dokumente außerhalb des SAP®-Systems stattfand.